A medida que las empresas siguen produciendo grandes volúmenes de datos y contenido, resulta cada vez más complicado y lento para los empleados buscar y encontrar la información adecuada almacenada en diferentes ubicaciones y en diversos formatos, como documentos, correos electrónicos, imágenes y archivos de audio y vídeo. Esto no solo afecta negativamente a la productividad de los empleados, sino que también reduce las ganancias de la organización.
Los empleados dedican 1,8 horas cada día (9,3 horas por semana, en promedio) a buscar y recopilar información. —McKinsey
La búsqueda empresarial es una solución adecuada para abordar estos problemas.
¿Qué es la búsqueda empresarial?
La búsqueda empresarial consiste en buscar y recuperar información de distintos sistemas y múltiples fuentes de datos en toda la empresa, en una única consulta de búsqueda. La búsqueda empresarial permite a los trabajadores del conocimiento buscar contenido en datos estructurados que normalmente se almacenan en hojas de Excel o bases de datos SQL y datos no estructurados disponibles en documentos, correos electrónicos, archivos multimedia, etc.
El objetivo de la búsqueda empresarial es permitir a los empleados y trabajadores del conocimiento buscar fácilmente la información que necesitan, independientemente de dónde esté almacenada.
Casos de uso de búsqueda empresarial
Ya sea que se trate de buscar la información correcta sobre un producto, encontrar el currículum adecuado de un candidato potencial en una gran base de datos de candidatos o brindar asistencia a un cliente, los empleados de todos los niveles y de los diferentes departamentos se benefician de una potente búsqueda empresarial. Analicemos los múltiples casos de uso de la búsqueda empresarial y sus beneficios.
Gestión del Conocimiento
Con el aumento continuo de datos, contenido e información, las empresas deben proporcionar una experiencia de búsqueda fluida a los empleados en toda la base de conocimientos de la empresa. La búsqueda empresarial puede resultar útil precisamente en este caso. Utilizar una potente herramienta de búsqueda empresarial
- Los representantes de ventas pueden buscar fácilmente los activos de ventas relevantes y los estudios de casos necesarios para cerrar el trato de ventas más rápido.
- Los nuevos empleados pueden incorporarse rápidamente permitiéndoles encontrar la información correcta con un mínimo esfuerzo de búsqueda.
- Los profesionales de adquisiciones pueden buscar contratos de proveedores relevantes, declaraciones de trabajo y acuerdos de nivel de servicio para obtener visibilidad de las obligaciones contractuales y, al mismo tiempo, reducir los riesgos y mejorar el desempeño operativo.
Encuentra el talento adecuado con las habilidades adecuadas
Con una gran cantidad de candidatos en la base de datos, se convierte en una ardua tarea para los gerentes de recursos humanos y de contratación identificar candidatos adecuados con las habilidades requeridas mencionadas en la descripción del puesto. El potente e inteligente motor de búsqueda empresarial proporciona solo los currículos de los candidatos en los resultados de búsqueda que coinciden con los requisitos del puesto, lo que aumenta la productividad de los reclutadores y, al mismo tiempo, les permite seleccionar a los talentos adecuados y altamente capacitados para las entrevistas.
Servicio y soporte al cliente
El servicio de atención al cliente es fundamental para que cualquier empresa mejore su fidelidad. Sin embargo, la incapacidad de resolver las consultas de los clientes suele derivar en una experiencia negativa y un aumento de la rotación del personal. Con un gran volumen de consultas de clientes que reciben los agentes de atención al cliente, resulta fundamental que los centros de contacto les proporcionen la información que necesitan para resolver los problemas de los clientes de forma rápida y de la mejor manera posible.
Las investigaciones muestran que, en una llamada de servicio al cliente de 6 minutos, un agente normalmente pasa el 75 % de ese tiempo buscando información manualmente, dejando solo el 25 % para una interacción valiosa con el cliente.
Una solución de búsqueda empresarial impulsada por IA para agentes busca de forma inteligente la información en diferentes repositorios y aplicaciones del lugar de trabajo con los resultados de búsqueda más relevantes en una vista unificada en una única interfaz. Al utilizar las respuestas más adecuadas necesarias para resolver las consultas de los clientes, los agentes pueden acelerar los tiempos de resolución y ofrecer experiencias agradables a los clientes.
Alto costo de una información ineficaz y de una búsqueda empresarial
Sabemos que las búsquedas empresariales ofrecen una gran cantidad de beneficios. Sin embargo, los estudios revelan el alto costo de una búsqueda empresarial e informativa ineficaz.
Según IDC, una empresa con 1.000 trabajadores del conocimiento puede esperar perder más de 5 millones de dólares anuales en costos salariales debido a una búsqueda deficiente .
De hecho, una organización que emplea a 1.000 trabajadores del conocimiento o de la información pierde más de 4,5 millones de dólares por el tiempo adicional que los empleados pierden recreando el contenido que ya existe y que no se puede buscar.
La búsqueda ineficaz de información no sólo afecta las ganancias de las empresas sino que también conduce a lo siguiente:
- Experiencia negativa del cliente porque los ejecutivos de servicio al cliente no pueden encontrar la información pertinente que necesitan para resolver las consultas de los clientes.
- Pérdida de productividad de los empleados y reducción de la eficiencia en el lugar de trabajo debido a que perdieron tiempo buscando y recuperando información.
- Mala toma de decisiones debido a la falta de disponibilidad de información relevante.
- Esfuerzos duplicados en recrear el contenido que ya existe.
¿Cómo seleccionar el software de búsqueda empresarial adecuado?
Una solución de búsqueda empresarial es una inversión que realiza una organización para ofrecer experiencias de búsqueda sin inconvenientes a los empleados. Sin embargo, una elección incorrecta puede aumentar los costos y hacer descarrilar las iniciativas de gestión del conocimiento. Estas son algunas de las capacidades que las organizaciones deben considerar al evaluar las soluciones de búsqueda empresarial:
Admite búsqueda conversacional y multilingüe
Búsqueda conversacional : con el aumento continuo en el uso de chat y asistentes habilitados por voz, es importante tener una solución de búsqueda empresarial que pueda comprender consultas de búsqueda en lenguaje natural ( búsqueda conversacional ) y devuelva los resultados de búsqueda más relevantes a través de un asistente virtual o una barra de búsqueda tradicional.
Búsqueda multilingüe: la solución de búsqueda empresarial debe poder ofrecer resultados de búsqueda en varios idiomas, como japonés, coreano, italiano, alemán, francés, etc., lo que permitiría a las empresas atender a empleados de todo el mundo.
Integraciones y conectores
Las empresas deben asegurarse de elegir una solución de búsqueda empresarial que pueda conectarse fácilmente con múltiples fuentes de datos y contenido de la empresa, como ServiceNow, Google Drive, HubSpot, etc. Una herramienta de búsqueda empresarial que pueda integrarse con 200 fuentes de datos diferentes, pero que no pueda conectarse e integrarse con los sistemas que mantiene su organización, no es la herramienta adecuada para usted.
Recomendaciones inteligentes impulsadas por inteligencia artificial
Una herramienta de búsqueda empresarial potente debe utilizar capacidades de inteligencia artificial para proporcionar de manera proactiva recomendaciones de contenido personalizadas y contextualizadas en función del comportamiento de búsqueda, los intereses y las preferencias de los usuarios. Un motor de búsqueda sólido también debe ofrecer una experiencia de búsqueda completa para el usuario final con funciones de autocompletado, filtrado y facetado.
Paneles de análisis de búsqueda con gran información
La búsqueda empresarial debe incluir más que simplemente ofrecer resultados de búsqueda. Debe proporcionar análisis de búsqueda y paneles de control listos para usar para obtener información útil sobre el comportamiento de búsqueda de los usuarios con métricas como búsquedas totales, búsquedas populares y búsquedas con clics o sin clics. Esta información también ayuda a las organizaciones a comprender la adopción por parte de los usuarios y a realizar los cambios necesarios para mejorar la experiencia de búsqueda y aumentar la participación de los usuarios.
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